Écrire à un client, et retrouver vos mails dans sa fiche

Deux mécanismes complémentaires. Écrire depuis Kardinal : le mail part et l’échange s’inscrit aussitôt dans la fiche. Écrire depuis votre messagerie habituelle : vous mettez une adresse Kardinal personnelle en copie cachée, et le mail vient se ranger dans la bonne fiche.

Où le trouver

• Pour écrire : fiche client → Autres actions → Envoyer un mail.
• Vos modèles : le bouton Utiliser un modèle dans cette même fenêtre, et leur gestion complète dans Paramètres → Compte → Modèles de mail.
• Pour la copie cachée : Paramètres → Compte → Vos mails dans la fiche client.

Ce que vous pouvez faire

• Choisir le destinataire parmi le client et les contacts de sa fiche.
• Partir d’un modèle : quatre modèles sont fournis par Kardinal (prise de contact, relance après visite, nouvelle référence, proposition de rendez-vous), et vous constituez les vôtres sous Mes modèles.
• Enregistrer le message en cours comme modèle, sans quitter la fenêtre d’envoi.
• Gérer vos modèles depuis les réglages : les rechercher, les modifier, les supprimer. Le lien Gérer mes modèles de la fenêtre d’envoi ouvre cette page à côté, pour ne pas perdre le message que vous étiez en train d’écrire.
• Personnaliser automatiquement avec les variables de prénom, de nom, d’entreprise et de lien de rendez-vous.
• Ajouter un bouton Prendre rendez-vous au mail.
• Générer votre adresse de copie cachée, la copier dans les contacts de votre messagerie, et vérifier la date du dernier mail reçu.

En pratique

1. Ouvrez la fiche du client, puis Autres actions → Envoyer un mail.
2. Choisissez le destinataire, cliquez Utiliser un modèle si vous en avez un, écrivez, puis Envoyez.
3. Pour la copie cachée : Paramètres → Compte, cliquez Générer mon adresse, copiez-la.
4. Enregistrez-la dans les contacts de votre messagerie et mettez-la en Cci de vos mails clients.
5. Vérifiez la mention « Dernier mail reçu le… » pour confirmer que tout arrive.

Bon à savoir

• Les réponses de vos clients ne reviennent jamais dans Kardinal, ni dans un cas ni dans l’autre. Elles arrivent dans votre messagerie, comme d’habitude.
• Ce que la copie cachée ne remonte pas : les mails adressés à quelqu’un qui n’est pas dans votre portefeuille, et le contenu des fichiers joints (seul leur nom est noté).
• Un mail envoyé depuis Kardinal porte un lien de désinscription. Si votre client l’utilise, vous ne pourrez plus lui écrire depuis Kardinal.
• Le bouton Envoyer un mail reste visible mais désactivé quand il ne peut pas fonctionner, et la raison est écrite : pas d’adresse sur la fiche, client désinscrit, ou compte sans adresse email.
• Enregistrer un modèle depuis une fiche remplace automatiquement le nom du client par une variable : votre modèle ne fige jamais l’identité d’un client.
• Vos modèles sont privés : chaque membre de l’agence a les siens.
• Si vous changez de destinataire après avoir chargé un modèle, Kardinal vous prévient que le message porte encore le nom du précédent.
• Votre adresse de copie cachée est un secret : ne la partagez pas. En cas de doute, régénérez-la, ce qui coupe l’ancienne immédiatement.
• Ces mails apparaissent sur la fiche du client, mais volontairement pas dans Échanges clients ni au calendrier : ce ne sont pas des visites.

Pour aller plus loin

• Ce que Kardinal change pour un agent multicarte
• Clients & Prospects : votre portefeuille