Réservations et allocation

Deux outils souvent utilisés ensemble en vins et spiritueux. La réservation est une commande ferme dont la livraison est différée : rien ne part chez la marque avant sa date. L’allocation est le droit de vente qu’un domaine vous accorde sur un produit : ce n’est ni votre stock, ni le sien.

Où le trouver

• Réservations : la case Réservation dans l’éditeur de commande, puis Ventes → Réservations. L’entrée de menu n’apparaît qu’à partir de votre première réservation.
• Allocation : Paramètres → Compte → Allocation pour l’activer, le champ Allocation accordée sur la fiche produit pour la saisir, puis Ventes → Allocation pour la suivre.

Ce que vous pouvez faire

• Enregistrer une réservation avec sa date de commande : le chiffre d’affaires et la commission seront comptés au mois de cette date, pas au mois de la saisie.
• Voir ce qui arrive : deux sections, À activer pour les échéances atteintes, À venir pour la suite, avec le montant en jeu et un rappel en clair (« dans 4 jours », « en retard de 2 jours »).
• Activer une réservation le jour venu : le bon de commande part alors chez la marque et le stock se décrémente, comme pour une commande ordinaire.
• Suivre vos allocations : pour chaque produit, ce qui est accordé, vendu, réservé, et ce qui reste libre. Le libre se recalcule à chaque affichage : rien n’est décompté quelque part.
• Ouvrir le détail d’une allocation pour voir où sont parties les unités : ventes fermes, réservations en attente, et demandes déposées sur votre boutique.

En pratique

1. Dans l’éditeur de commande, cochez Réservation et saisissez la date de commande. Rien ne part chez la marque.
2. Le jour dit, ouvrez Ventes → Réservations, section À activer, puis Activer.
3. Pour l’allocation : activez l’option, puis renseignez Allocation accordée sur chaque produit concerné.
4. Consultez Ventes → Allocation avant de promettre des volumes à un client.

Bon à savoir

• L’activation d’une réservation est irréversible et ne peut avoir lieu qu’une fois : un onglet resté ouvert ne fera pas repartir un second bon de commande.
• Une réservation oubliée reste activable : elle s’affiche simplement « en retard de N jours ».
• Les réservations ne sont pas disponibles en mode Devis. Celles créées avant le passage au mode Devis restent consultables et activables.
• Une allocation dépassée s’affiche en négatif, sans être ramenée à zéro : elle ne se règle pas dans Kardinal mais avec le domaine.
• Un champ Allocation accordée vide signifie « produit non alloué » ; un zéro signifie « le domaine a accordé zéro ».
• Pas de période ni de millésime : un nouveau millésime est un nouveau produit, donc une nouvelle allocation.
• La page Allocation est réservée au titulaire du compte : un collaborateur ne voit qu’une partie des ventes, son « libre » serait donc faux.

Pour aller plus loin

• Le multimandat en détail
• Gérer vos commandes