Importer vos clients, produits et commandes

Plutôt que de tout ressaisir, vous chargez vos fichiers existants. Kardinal propose trois imports : clients, produits et historique de commandes. Les deux premiers donnent un modèle à télécharger et un aperçu avant d’importer ; tous finissent par un bilan.

Où le trouver

• Clients : Clients › Clients & Prospects, bouton Import CSV.
• Produits : Ventes › Catalogue › Produits, bouton Import CSV, et Importer des photos pour les images.
• Historique de commandes : Ventes › Commandes, bouton Importer l’historique.

Malgré son nom, le bouton Import CSV accepte aussi bien un fichier Excel qu’un CSV.

Ce que vous pouvez faire

• Importer vos clients : société, contact, e-mail, téléphone, adresse. Chaque adresse est géolocalisée pour apparaître sur la carte.
• Importer vos produits depuis Excel, CSV ou directement depuis un tarif au format PDF. Le code-barres (gencode) peut faire partie des colonnes.
• Importer vos photos en masse : déposez des fichiers nommés d’après la référence du produit (par exemple REF123.jpg), ils se rattachent aux bonnes fiches.
• Importer l’historique de vos commandes pour que vos chiffres et vos commissions repartent de l’existant : une ligne par commande (date, client, marque, montant HT). Les dates Excel sont lues au format jour/mois. Un modèle CSV est proposé, et une étape Clients du fichier rapproche chaque client de vos fiches : vous validez le rapprochement, choisissez une fiche ou créez celle qui manque. Les marques doivent déjà exister dans Kardinal.

En pratique

1. Cliquez le bouton d’import, puis téléchargez le modèle (Télécharger le modèle Excel pour les clients) : il donne des exemples représentatifs que vous remplacez par vos données.
2. Déposez votre fichier (séparateurs acceptés : virgule, point-virgule ou tabulation).
3. Vérifiez le mappage des colonnes et l’aperçu des premières lignes, corrigez ce qui est signalé.
4. Lancez l’import. Les lignes douteuses vous sont montrées avant, vous pouvez en ignorer.
5. Lisez le bilan : combien de lignes ont été créées, combien étaient déjà présentes, combien sont en échec.

Bon à savoir

• Un import ne modifie jamais une fiche ou un produit existant. Une ligne déjà présente est laissée telle quelle et comptée comme telle dans le bilan. Pour les commandes, une commande déjà présente (même client, même marque, même jour, même montant HT, ou même numéro de pièce) n’est pas créée une seconde fois ; par prudence, ne réimportez pas deux fois le même fichier et vérifiez le bilan.
• Les lignes en échec sont listées avec leur motif, et vous pouvez télécharger un CSV des échecs : corrigez-le, puis réimportez-le.
• Pour les produits, un gencode ajouté dans une colonne ne vaut que pour les produits créés : l’import n’écrase pas un produit déjà au catalogue.
• Les collaborateurs peuvent importer des commandes sur leur portefeuille.

Pour aller plus loin

• Clients & Prospects : votre portefeuille
• Gérer vos produits
• Gérer vos commandes